La solution eZ DMS offre les fonctions suivantes :

• Espace de travail individuel
  • Lors de la création d'un user, un checkbox permet d'activer la création d'un espace de travail personnel
• Espace de travail partagé
  • Plusieurs groupes, ou utilisateurs, avec des niveaux de permissions différents, peuvent intervenir sur un espace de travail partagé
  • Un document peut posséder une date de rappel et/ou une périodicité de rappel
  • Chaque document a un, ou plusieurs, responsables qui reçoivent les rappels
  • Un document peut prendre un état 'En cours de modification' pour éviter les éditions concurrentes
• Espace des documents communs
  • C'est un 'espace de travail partagé' accessible par tous les utilisateurs
• Indexation pour la recherche 'full text' des documents .pdf, .doc, .xls
• Recherche avancée par attribut de classe (rechercher 'toto' parmi les 'firstname' des objets de contenu de la classe 'user')
• Recherche avec 'relevance level' (utilisation de eZ Find 2.0 )
• Gestion par chaque utilisateur de ses notifications de post-publication (emails du type 'Le fichier xxx a été mis à jour')
  • Réception en temps réel ou sous la forme d'un sommaire quotidien ou hebdomadaire
• Gestion des approbations de pré-publication selon 4 modes différents;
  • Approbation 'Line' (Toto dit oui, ensuite Tata, puis Titi dit oui)
  • Approbation 'One is enough' (Toto, Tata ou Titi)
  • Approbation 'All' (Toto, Tata et Titi)
  • Approbation 'User defined' (Celui qui publie le document sélectionne le/ou les responsable(s) de l'approbation)

Nota : L'utilisation de l'un des 4 modes d'approbation est fonction du répertoire de la publication.

• Gestion personnalisée des bookmarks (chaque user a la possibilité de créer son propre menu de liens)
• Utilisation des mots clefs relationnels et/ou hiérarchique.
  • Les mots clefs relationnels peuvent être librement ajouté à tous les objets et représenté par un 'nuage de tag' avec les tags les plus utilisés en gros caractères. Un clic sur un tag liste tous les objets de contenu qui possèdent ce tag.
  • Les tags hiérarchiques sont définit au niveau de la classe de l'objet et représentés sous la forme d'un arbre hiérarchique .

• Gestion des rappels. Tous les documents dans eZ DMS peuvent possèder une date de rappel ou une périodicité.

Par exemple, un document qui doit être mis à jour chaque vendredi avant 16h00 ou une offre qui doit être terminée pour le 15 Novembre.

• Au moins un éditeur et au moins un manager

Ce sont les personnes qui vont recevoir un email si la date d'expiration ou la périodicité est dépassée sur le document.

• Génération automatisée des permissions : dans eZ Publish, on crée un répertoire, puis on applique des permissions sur ce répertoire. Avec eZ DMS, vous pouvez le faire en une seule opération.
• Chaque objet de la classe 'Folder with limited acces' possède 2 attributs correspondants aux 2 types de permissions (Read, Edit).
• Chacun de ces attributs peut contenir un, ou plusieurs, groupe(s) d'utilisateurs ou utilisateur(s) individuel(s).
• La valeur par défaut de ces attributs, lors de la création d'un nouveau 'Folder with limited acces' est la valeur des attributs de son parent. De cette manière, la cohérence des permissions dans l'arborescence est préservée.