La comptabilité financière

Les factures sont crées par les commandes (achats ou ventes) ou peuvent être encodées manuellement. Sur la base des commandes, OpenERP ne crée automatiquement que des propositions de factures (= factures à l'état draft). Il faut donc l'intervention manuelle d'un comptable pour valider une facture. Lorsqu'il clique sur le bouton 'Créer facture' d'une proposition de facture, la facture est générée, un numéro de facture séquentiel lui est attribué et les écritures comptables correspondantes sont générées.

L'utilisateur encode les paiements grâce aux différentes méthodes de saisie d'écritures vues dans les sections précédentes. Ensuite, il peut soit utiliser le système de réconciliation automatique soit faire une réconciliation manuelle.

Une fois les écritures de la facture réconciliée avec les écritures du ou des paiements, l'information remonte automatiquement à la facture. Celle-ci passe à l'état 'payée'. Si la facture provient d'un bon de commande (client ou fournisseur), celui-ci se marque alors comme payé et continue les opérations suivant sa configuration.

Définition des comptes

Signification des différents champs d'un compte.

• Nom:
  Indiquez ce que vous désirez comme désignation du compte.
• Code:
  Le numéro du compte, il n'y a pas de limite sur le nombre de chiffres.
  Utilisez le code 0 pour tous les comptes racines.
• Type interne:
  Correspond au traitement par OpenERP du compte.
  Utilisez le type 'Vue' pour les comptes qui servent à structurer le plan comptable et dans lesquels il ne peut y avoir d'écriture .
• Type de compte:
  Correspond à son utilisation comptable, actif, passif, produits, charges, etc...
• Devise:
  La devise secondaire, si elle est différente de la devise de la société à qui appartient ce compte.
• Rapprocher:
  Indique un compte de réconciliable
• Afficher l'historique:
  Indique si le détail, ou seulement le solde doit être imprimé dans les rapports
• Parents:
  Détermine les comptes parents, donc la structure du plan comptable.
• Taxes par défaut:
  Les taxes par défaut utilisées lors des ventes ou des achats utilisant ce compte. Cela permet de générer automatiquement les écritures de taxes lors d'une facture ou d'une écriture manuelle.

Définition des journaux comptables

Toutes les écritures comptables doivent obligatoirement appartenir à un journal comptable. Pour apporter une visibilité plus grande des écritures comptables, il est fortement conseillé de créer les journaux suivants :

• Journal des ventes (pour les factures clients).
• Journal des achats (pour les factures fournisseurs).
• Journal d'ouverture (pour les écritures d'ouverture et de clôture)
• Journaux pour chaque caisse ou compte banque.

Les comptes de crédit et de débit par défaut permettent de générer automatiquement les contreparties des écritures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans un journal de banque, il est bon de mettre le compte banque associé en compte de crédit et débit par défaut ce qui vous évite de créer les contreparties à chaque entrée.

Un journal peut être marqué comme centralisateur. Dans ce cas, les contreparties des entrées saisies ne seront plus propres à chaque entrée mais globales pour le journal et la période donnée. Vous aurez donc une ligne de crédit et une ligne de débit centralisatrice pour chaque journal. C'est notamment le cas du journal d'ouverture.

Gestion des droits sur les journaux

Deux contrôles peuvent être implémentés sur les journaux dans OpenERP;

• Contrôle sur les comptes comptables
• Contrôle d'accès par rapport aux groupes d'utilisateurs.

En plus de ces contrôles, vous pouvez bien sûr appliquer les règles standard de gestion des droits de OpenERP.

Afin d'éviter la saisie de mauvais comptes comptables dans les écritures, vous pouvez placer des conditions sur les comptes généraux qui peuvent être utilisés dans un journal donné. Pour ce faire, il faut lister tous les comptes valides dans le deuxième onglet 'Entry Controls'. Si vous n'encodez aucun compte, OpenERP n'applique aucun contrôle sur les écritures comptables. Si vous listez les comptes qui peuvent être utilisés dans un journal, OpenERP empêche toute écriture qui utilise un compte non listé. Cette vérification se fera au moment de la sauvegarde de l'écriture. Cette fonctionnalité est intéressante pour limiter les erreurs de saisie. Ainsi, dans un journal de banque vous pouvez limiter l'utilisation des comptes uniquement au compte de cette banque et aux classes 1 à 5. Cela empêche donc l'utilisateur de saisir des écritures erronées pour ce journal.

Ouverture d'un exercice comptable

Inventaire:

Utiliser le menu 'Gestion des stocks > Inventaire périodique' pour mettre en place les stocks en cours.

Bilan d'ouverture:

Utiliser le menu 'Finance & Comptabilité > Saisies des écritures > Saisies des écritures par ligne' et créez un journal d'ouverture.

Vous devez inscrire les montants effectivement en solde dans les comptes CCP et Banque aux débits de ceux-ci.

Lorsque vous saisissez la première ligne d'écriture, OpenERP va ajouter deux lignes de centralisation (Centralisation débit et Centralisation crédit). Ces 2 lignes vont contenir le total des écritures passées (le journal 'Ouverture' est défini comme un journal centralisateur).

Ouvrez le plan de compte (menu 'Finance & Comptabilité > Plan comptable > Plan de comptes'), les soldes sont en place.

Le flux comptable

A sa création, une facture est à l'état brouillon et n'a aucune influence sur la comptabilité. C'est lors de la validation (validation de la commande ou de la vente) que la facture passe au status 'ouvert' et que l'écriture comptable est générée.

Lors de la saisie des relevés bancaires, la réconciliation (ou lettrage ) est lancée entre les factures et les paiements. C'est à ce moment que la facture passe au statut payé.

Lors de la saisie d'une facture, il est préférable de faire en sorte que toutes les lignes contiennent un code de TVA, même si il s'agît de prestations non-soumises. Cela permet d'obtenir un décompte TVA en ligne avec le chiffre d'affaire de la société.

Ordre de priorité de la TVA

1. Dans le cas d'une vente (sale.order)
   • La TVA du client prime sur la TVA du produit
   • La TVA du compte n'est pas prise en compte
2. Dans le cas d'un achat (purchase.order)
   • La TVA du produit est seule prise en compte
3. Dans le cas d'une facture (invoice)
   • La TVA du partenaire prime sur la TVA du produit ou du compte
   • Si le partenaire ne défini pas de TVA, c'est la TVA du produit ou du compte en fonction de celui qui est sélectionné dans la ligne de facture.

La saisie manuelle des écritures

Si il faut bien sûr privilégier la génération de la comptabilité par la saisie des ventes et des achats, il est possible également de saisir directement les écritures comptables dans l'un des journaux. C'est le cas, par exemple des petits achats et des frais bancaires.

Pour une saisie directe, il faut utiliser le menu 'Finance & Comptabilité > Saisies des écritures > Saisies des écritures par ligne'.

Lorsque vous cliquez sur le bouton 'Nouveau' une ligne de saisie s'ouvre. Indiquer un compte, un libellé et un montant. OpenERP va chercher à compléter votre saisie en ajoutant une ligne de TVA (si il y a lieu).

Pour une écriture multiple, remplacer la nouvelle ligne proposée par OpenERP par une seconde saisie, tant que vous procédez de cette manière OpenERP comprend votre saisie comme une écriture multiple et cherchera à vous proposer une contre écriture globale (y compris TVA).

Nota:

1. La TVA est gérée ligne par ligne, il est donc possible d'avoir sur une même facture ou écriture des taux de TVA différents. Le taux de TVA utilisé est en référence avec le compte imputé.
2. Lors d'une saisie manuelle, il n'est pas possible d'indiquer si la TVA est inclue ou exclue du montant. Il faut passer par la saisie d'une facture pour disposer de cette option.

Lorsqu'une écriture est complétée, elle passe du statut 'Brouillon' au statut 'Valid' et de la couleur rouge au noir.

Nota: Le calcul des montants de la TVA se fait en fonction des périodes définies lors de la création de l'exercice comptable. OpenERP utilise le champ 'Période' de l'écriture pour l'attribuer à cette dernière. Si vous encodez un paiement au début Avril, et que la TVA associée doit être prise en compte dans le premier trimestre de l'année, alors il faut passer en mode 'full' et forcer manuellement la période. Cela ne modifie pas la date du paiement, mais la période prise en compte pour le décompte TVA.

Annuler une écriture

Lors de la validation d'une écriture ou d'une facture, des contre-écritures sont générées. Il n'est donc pas possible de simplement supprimer la facture.

Si vous avez cochez l'option' Permettre l'annulation des écritures' dans la définition du journal correspondant, alors vous pouvez annuler, puis effacer ces écritures. C'est alors qu'il sera possible d'annuler et de supprimer la facture.

Attention, si la facture ou l'écriture est marquée comme 'Réconciliée' (c'est-à-dire que le paiement correspond a été enregistré dans un journal de banque ou de caisse), il est impossible de la supprimer (sauf à passer par une déréconciliation). Il est plus propre d'établir une note de crédit pour régulariser le cas.

La gestion des salaires

En attendant un module salaire complet pour OpenERP5 (fin 2009), il est possible de tenir une comptabilité correcte en procédant comme suit. Passez une facture fournisseur avec une ligne pour le salaire brut (valeur positive) et une ligne par déduction (avec les valeurs en négatif).