Le suivit financier

Tableau de bord financier

OpenERP propose un tableau de bord avec des graphiques récapitulatifs des états financiers.

• Comptes analytiques à clôturer : Liste des comptes analytiques dont la date limite ou le montant maximum est atteint. Ce sont les comptes qui doivent être facturés au client.
• Comptes à facturer : Liste des comptes analytiques pour lesquels un mode de facturation et un partenaire associé sont définis. Ce sont les prestations qui sont en cours mais pas encore facturables.
• Factures brouillon s. Les factures affichées dans cette case ne sont pas prises en compte dans les graphiques de la bande de droite. La facture 'passe à droite' lors de son passage au mode 'pro forma'.
• Coûts à facturer . Correspond aux heures non facturées. Graphique mensuel
  Lorsque les heures sont facturées, ou liées à une facture, elles disparaissent de ce graphique.
  Les comptes analytiques, pour lesquels la méthode de facturation n'est pas définie, ne sont pas reportés dans ce graphique.
• Créances âgées : Donne un diagramme des créances non réconciliées par semaine.
  Si toutes les créances sont réconciliées dans la semaine, alors le diagramme des créances âgées reste à zéro. Seuls les revenus âgées sont visibles.
• Revenus âgés : Donne l'évolution du chiffre d'affaire de l'entreprise par semaine.

Conditions de paiement

Vous pouvez définir autant de conditions de paiement que nécessaire dans OpenERP. Les conditions de paiement définissent les dates d'échéance pour le paiement d'une facture. Pour définir de nouvelle conditions de paiement, utilisez le menu: 'Finance/Comptabilité > Configuration > Conditions de paiement > Conditions de paiement'. Ces conditions vont déterminer le nombre d'écriture(s) à passer dans le journal des ventes pour une seule et même facture.
Il est possible de définir les conditions suivantes:

• Paiement d'un montant fixe
• Paiement d'un pourcentage du montant total
• Paiement du solde de la balance

Pour chaque condition de paiement, vous devez indiquer;

• Un nom, donné à titre informatif et vous pouvez l'utiliser sur les documents de facturation.
• Un numéro de séquence, qui définit l'ordre dans lequel les règles seront évaluées.
• Un type, Pourcent, Solde de la balance ou Montant fixe (un pourcentage s'exprime 0.25 pour 25%)
• Un montant, qui défini le pourcentage (entre 0,0 et 1,0) ou le montant fixe à payer
• Le nombre de jours, exprimé en jours calendaires
• Jours dans le mois (-1 = Dernier jours du mois / 1 = Premier jours du mois suivant)

Exemple avec le paramêtre 'Jours dans le mois'

• Une valeur à -1 représente le dernier jour du mois dans lequel se trouve la date de facturation + le nombre de jour
• Une valeur à 0 représente le jour du mois égal à la date de facturation + le nombre de jour
• Une valeur à 1 représente le jour qui suit le mois dans lequel se trouve la date de facturation + le nombre de jour

Nota: Il doit toujours exister une condition de type 'Solde' afin de facturer ce qui reste (Fonction ramasse miettes)

Vous pouvez ensuite attribuer des conditions de paiement à un partenaire grâce aux propriétés de la fiche partenaire.

Lorsque vous allez valider une condition de paiement qui comporte plusieurs règles, OpenERP va créer, dans le journal correspondant (Journal des ventes), et dans le compte de créance une ligne par conditions de paiement. Lors de la réconciliation bancaire, il sera alors possible de faire correspondre un montant reçu à un montant généré par les conditions de paiement.

Chacune de ces lignes de paiements dispose aussi de sa propre date d'échéance afin de permettre la gestion des rappels.

Les rappels

Pour définir les conditions de rappel, utilisez le menu: 'Finance & Comptabilité > Configuration > Relances'. Pour chaque type de relance, vous pouvez définir un message et une tolérance par rapport à la date d'échéance.

Les relances permettent d'imprimer des rappels en mode multi niveaux pour les paiements en retard
Utilisez le wizard dans le menu 'Finance & Comptabilité > Traitement périodiques > Envoyer les relances' de préférence au rapport 'Retard de règlement' qui se trouve dans le menu de droit de la fiche du partenaire.
La première option permet d'imprimer des rapports différents selon le niveau de rappel.

Dans la ligne importée, le nom et la date du dernier rappel est visible.

Le document généré se présente sous la forme d'un état de compte avec dans la colonne 'Maturity' les montants payables.

Open Net Sàrl à travaillé à un module pour améliorer le système de rappel de OpenERP. Ce module n'est disponible que pour la version 4.2 et permet de générer des rappels par adresse de facturation et non pas seulement par partenaire.

Les abonnements

Pour les frais récurrents tel que le loyer, Il est possible de définir des écritures d'abonnement. Il faut d'abord créer un modèle va être utilisé pour générer les écritures. Aller dans le menu 'Finance & Comptabilité > Configuration > Définition des Modèles'.

Ensuite, dans le menu 'Finance & Comptabilité > Saisie des écritures > Ecritures réccurentes > Ecritures d'abonnement', créer un nouvel abonnement en indiquant:

1. Date de départ: Date de la première écriture
2. Nombre de périodes: Nombre d'écritures à générer
3. Période et Période Type: Détermine l'écart entre chaque écriture qui sera générée dans le temps,
4. Le modèle d'écriture: doit être une pièce comptable valide (somme des crédits = somme des débits). Vous pouvez créer un nouveau modèle d'écriture ou réutiliser un modèle existant.

Lorsque votre abonnement est défini, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Calcul'. OpenERP va alors générer automatiquement les dates de génération des écritures dans la section 'Lignes d'abonnement'.

Ces écritures vont apparaitre dans le journal concerné en mode brouillon.