Réconciliation bancaire
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Payer les factures, réconcilier les paiements
Il est possible de payer les factures (et de réconcilier les écritures) en utilisant le bouton de la colonne de droit 'Payer la facture'.
Avec OpenERP5, vous pouvez spécifier si le paiement reçu représente une avance (paiement partiel) ou un paiement intégral de la facture.
Dans le premier cas, la colonne 'Solde dû' de la liste des factures sera diminué du paiement reçu.
Dans le second cas, le popup de paiement va proposer une seconde fenêtre pour indiquer l'affectation des différences éventuelles puis marquer la facture comme réconciliée.
Si vous avez beaucoup de mouvement, il est plus rapide et rationnel de passer par l'encodage des extraits de banque et de caisse 'Finance & Comptabilité > Traitements périodiques Rapprochement bancaire'.
La première étape consiste à spécifier le journal sur lequel les écritures bancaires seront passées (il est préférable d'avoir un journal par compte bancaire) et de préciser le solde initial (normalement celui-ci est repris du relevé précédent) et le solde restant sur le compte à la fin du relevé.
Si des montants en devises doivent être saisi, la conversion dans la devise de la comptabilité de votre société se fera lors de la confirmation de l'extrait en utilisant le taux du jour tel que défini dans le menu 'Administration > Configuration > Base > Définir les devises'.
Saisissez le nom du partenaire et le type (Général, Supplier, Customer), OpenERP complète alors le champ 'Montant' par le total des débits ou crédits de ce partenaire.
Déplacez votre curseur sur le champ 'Réconcilier' et tapez la touche 'F1' de votre clavier. Dans la fenêtre qui s'ouvre, utiliser le bouton 'Ajouter' pour demander à OpenERP de chercher les écritures correspondantes à ce partenaire.
Sélectionnez ces paiements et utiliser le bouton 'Calculer' pour demander à OpenERP de vérifier les montants reçus par rapport aux montants facturés. Si les montants ne concordent pas, vous devez utiliser la partie inférieure du formulaire pour indiquer le compte financier dans lequel OpenERP doit placer la différence. Lorsque le champ 'Balance' est à zéro, vous pouvez valider votre réconciliation.
La capture d'écran montre un cas dans lequel un virement de 3'000.- est accepté en paiement d'une facture de 3'125.78 La différence est passée dans un compte de pertes.
Si le solde final correspond au solde initial et aux entrées encodées, alors il est possible de valider votre extrait. C'est à ce moment que les écritures correspondantes seront passées dans les journaux (elles sont visibles dans l'onglet 'Entrées réelles') et que la facture correspondante sera marquée comme réconciliée.
L'opération de réconciliation est importante car elle permet de retirer la facture de la liste des rappels.