La gestion de projet

Le cycle de vie du projet

La gestion de projet dans OpenERP 5 repose sur les concepts et le processus suivant:

Un project template est un modèle qui permet de générer un projet (un projet peut aussi être converti en template). Ce projet se compose de tâches qui vont être accomplie en exécutant des travaux. Lorsque qu'une tâche est terminée, les travaux qui ont été inscrit dans cette tâche sont transféré dans la timesheet du l'employé.
Lorsque l'employé valide sa timesheet, ses travaux sont transféré dans la comptabilité analytique.

Un projet, dans OpenERP5, ne contient que des infos générales, reliées à la comptabilité analytique, au partenaire, etc... Ce sont les tâches qui 'font le projet'.

La définition d'un template de projet

Un template de projet, ou un projet, doit contenir les informations suivantes;

• Nom du projet parent (si il y en)
• L'horaire de travail à prendre en compte pour la planification
• La classification en comptabilité analytique pour la valorisation des tâches
• Les utilisateurs membres du projet
• Le partenaire pour lequel le projet est réalisé
• Des dates, indicatives, de début et de fin du projet.

Les tâches d'un projet

Dans OpenERP, le projet est une enveloppe, ce sont les tâches qui sont importantes. Dans le menu 'Gestion de projet > Tâches > Nouvelle tâche' vous pouvez commencer à indiquer les actions contenue dans le projet.

La planification

Pour planifier les tâches, et suivre l'avancement d'un projet, OpenERP dispose de 2 méthodes d'affichage du diagramme de Gantt.

Le mode PDF.

Ce mode va lister les tâches en fonction de;

• Leur numéro de séquence (donc d'ordre d'éxécution)
• Leur durée par rapport à au modèle de la feuille d'heure définie (une tâche de 10h va se positionner sur 2 journées, si la journée de travail est de 8h)

Si j'ai un certain nombre d'opération à accomplir pour un projet, et que j'attribue aux tâches des numéros de séquence qui représentent l'ordre de leur accomplissement (séquentiel ou en parallèle), alors le diagramme de Gantt PDF va me montrer la durée du projet en fonction de la feuille d'heure.

Le mode Web

Prenons par exemple un projet, avec un sous projet. Les tâches ont reçu un numéro de séquence.

Dans le diagramme de Gantt du client web, toutes les tâches démarrent en même temps. Il n'est pas tenu compte du numéro de séquence.

Par contre, il est possible de déplacer ces tâches en mode 'glisser, déposer'.

Après le positionnement correct des tâches, nous voyons le déroulement du projet s'afficher.
Les différentes couleurs des tâches correspondent aux différents utilisateurs responsables.

Le diagramme de Gantt du client web affiche seulement les tâches qui possèdent une date de début.

Comme ce diagramme est dynamique, il permet de regrouper, par exemple, toutes les tâches d'un même user (ou d'une même machine) et de les déplacer afin de supprimer les périodes de double emploi.

Délégation

La gestion de projet dans OpenERP5 permet de déléguer une tâche. Concrètement, il s'agît de rajouter une tâche (qui sera un 'enfant' de la tâche active) assignée à un utilisateur X et dont la durée va se rajouter à la durée totale du projet.

La délégation (création d'une nouvelle sous-tâche) est différente du changement d'assignation d'une tâche.

La facturation des tâches

Dans la version 4.2 de OpenERP, une tâche pouvait être définie comme facturable ou non facturable.

Dans la version 5 de OpenERP, l'approche est différente:
Pour facturer les tâches à partir d'un projet , installer le module project_timesheet
Pour chaque travail effectué dans une tâche, une ligne correspondante est inscrite dans la timesheet de l'utilisateur à qui le travail est assigné.

Dans le menu 'Gestion de projet > Tâches > Toutes les tâches', créer une nouvelle tâche.
Cette tâche est relié à un projet, dont elle hérite:

• Un compte analytique
• Un client

Cliquer sur le bouton 'Tâche démarrée' et ajouter une ligne dans la case 'Travail effectué'

Dans le menu 'Ressources humaines > Feuille de présence' ouvrez la feuille de présence de l'employé à qui a été assigné le travail effectué.
Ajouter, sauf si défini par défaut, un taux de facturation.

Lorsque la timesheet sera validée, les heures des tâches seront disponibles dans le menu 'Finance & Comptabilité > Traitements périodiques > Entrées à facturer'

Ce cas de gestion s'applique pour des mandats en régie, facturation sur la base des heures effectives.

Dans le cadre d'un projet au forfait , il faut baser la génération des tâches sur la base d'une commande en utilisant le module project_mrp .

Dans le menu 'Produits > Produits' créez des produits avec les caractéristiques suivantes:

• Type de produit : Service
• Methode d'appro : Fabrication à la commande
• Méthode d'appro : Produire

Dans le menu 'Ressources humaines > Employés' créez vos employés et reliez les aux produits (services) qui les représentent. (onglet 'Feuille de présence')

Dans le menu 'Gestion des ventes > Commandes de ventes', créez une nouvelle commande avec les paramètres suivants:

• Politique de colisage: Livraison complète
• Méthode d'expédition : facture basé sur la commande après livraison
• Facture sur : Quantités commandés

Lors de la validation de cette commande, les tâches correspondantes sont crées.
Lorsque l'employé crée une nouvelle entrée dans la liste des travaux, celle-ci se retrouve dans sa timesheet.
Comme cette entrée de la timesheet est liée à une devis au forfait, le taux de facturation choisi dans la ligne de timesheet est ignoré par OpenERP. La facture sera créée, avec le montant indiqué dans le devis, au moment ou la tâche sera marquée comme terminée.

Ces modifications dans la version 5 font suite à des problèmes rencontrés lors de confusion entre tâche à facturer et non facturable, c'est en effet au moment du devis qu'il est décidé si il s'agît d'un forfait ou pas.