Les achats

Le devis

Dans le menu 'Gestion des achats' démarrez la saisie d'une nouvelle commande. Si vous utilisez le client Web, cliquez sur 'Enregistrer et Modifier' afin de créer un la commande avant de chercher à ajouter des lignes.

Lors de l'ajout d'une ligne de commande, OpenERP vous montre les données suivantes;

• Quantité disponible : Quantité actuellement en stock
• Stock virtuel : Stock - Ventes + Achats en cours
• Prix client : Prix d'achat chez ce fournisseur pour cette quantité
• Liste de prix : Prix de revente présumé
• Prix standard : Prix actuel de valorisation en stock

Après avoir sélectionné les lignes de la commande, cliquer sur le bouton 'Calculer' pour demander à OpenERP de générer le total et le calcul des lignes de TVA. OpenERP utilise un mode de calcul de la TVA ligne par ligne, il est donc possible d'avoir dans une même commande, ou facture, des éléments avec des taux de TVA divers.

En haut de l'écran, vous avez 3 boutons actifs;

• Calendrier -> une vue en mode calendrier en drag and drop (pour modifier une date)
• Graphe -> une vue avec un graphique des montants commandés par partenaire
• Processus -> une vue sur le processus de gestion

Les petites silhouettes noires représentent des rôles. En passant la souris dessus, la description du rôle s'affiche dans un pop up.

Lors de la confirmation de la commande, nous nous engageons dans 2 process //

• Dans la branche ge gestion des marchandises, nous avons une liste de colisage (Pack1).
• Dans la branche financière, nous avons un draft de facture (SI: PO006)

Il est aussi possible de passer d'un process à l'autre, par exemple vers le processus de facturation

Nous avons notre devis, mais comme il n'est pas encore validé, il n'y a pas d'entrée en comptabilité.

La commande

Dès sa confirmation par le fournisseur, le devis est transformé en commande. Les effets de cette confirmation sont;

• Les quantités des stocks virtuels des produits sont modifiées (en tenant compte de la conversion 'Unité d'achat' -> 'Unité par défaut'
• Une liste de colisage en attente de livraison est prête
• Une facture, en mode brouillon, est générée.
• La commande figure dans l'onglet 'Historique' du partenaire.

Dès que la facture sera validée, le montant à payer figurera dans l'onglet 'Comptabilité' de la fiche du partenaire.

OpenERP propose 3 méthodes pour générer la facture à partir d'un achat. Le sélecteur de méthode se trouve dans l'onglet 'Livraison & Factures' de la fiche des commandes d'achat.

1. Manuel
2. A partir de la confirmation de la commande
3. A partir de la validation de la réception des produits

Par défaut, OpenERP utilise la méthode 'From order' (facture brouillon dès la confirmation de la commande).

La réception des produits

Dans les listes de colisage, seul les produits de type 'Stockable' et 'Consommable' sont pris en compte. Les produits de type 'Services' ne sont pas pris en compte.

Si vous utilisez le mode 'From Picking', vous pouvez générer des factures sur la base de la confirmation de la livraison. Lorsque vous confirmer votre liste de colisage, allez dans le menu 'Gestion des stocks > Produits Entrant > Créer les Factures Brouillon à la Réception', vous avez une liste des factures à générer en fonction des produits reçus. Il est ainsi possible de gérer des factures partielles en fonction d'une réception partielle (une partie de la marchandise est endommagée et ne sera pas payée). Chaque liste de colisage, issue d'une commande en mode 'From picking' va générer une facture à valider dont les quantités sont basées sur les quantités mises en stock.

En cas de fabrication interne, vous pouvez forcer l'attribution des marchandises de la liste de colisage à un, ou plusieurs, ordres de fabrication. Dans la fiche 'Produit', dans l'onglet 'Information', vous avez 3 checkboxs qui vous permettent de fixer les règles d'assignation des produits à des lots.