Les ressources humaines

Configuration

Avant de commencer à utiliser ce module, il faut procéder aux configurations suivantes;

1. Créer un horaire de travail
   • Aller dans le menu 'Ressources humaines > Configuration > Catégories de Temps de Travail' et créez une catégorie par modèle d'horaire dans l'entreprise.
2. Créer des catégories d'employés
   • Aller dans le menu 'Ressources humaines > Configuration > Catégories d'Employés' pour créer les catégories d'employés. Ces catégories seront utilisées pour représenter la structure hiérarchique de l'entreprise.
3. Créer des motifs de Pointage
   • Aller dans le menu 'Ressources humaines > Configuration > Motifs de Pointage' pour créer au minimum 2 motifs, 'Entrée' et 'Sortie'.
4. Créer des départements
   • Aller dans le menu 'Administration > Utilisateurs > Départements > Départements' pour créer un département. Le responsable de ce département (à qui il faut donner le rôle 'Timesheet validation') sera en charge de confirmer les heures rapportées par les membres du département.

L'employé

Un employé doit être relié à;

• Un utilisateur pour pouvoir se connecter au système
• Une Société pour l'imputation de ses frais en mode multi company
• Une adresse pour figurer sur ses documents de salaire
• Un responsable qui va valider ses feuilles d'heures
• Une catégorie qui va indiquer sa position hiérarchique
• Un produit qui va valoriser ses heures pour la facturation
• Un journal analytique qui va enregistrer ses prestations.

Les permissions

Lors de sa création dans OpenERP, un utilisateur est membre du groupe 'Employee', qui lui donne accès à la liste des partenaires et des produits. Pour utiliser le système de timesheet, les permissions suivantes doivent lui être données;

• Membre du groupe 'Human Ressources / Attendances User' pour pointer
• Membre du groupe 'Human Ressources / User' pour avoir accès à sa timesheet
  • Si l'utilisateur doit avoir la possibilité d'encoder directement des lignes dans sa timesheet, alors il faut attribuer à ce groupe les permissions de lecture et d'écriture sur account.analytic.journal et account.analytic.line en passant par le menu 'Administration > Security > Access Controls > Access Controls Grid'
  • Si l'utilisateur doit avoir la possibilité d'encoder directement des lignes dans sa timesheet, alors il faut attribuer à ce groupe les permissions de lecture sur hr_timesheet_invoice.factor
  • Si l'utilisateur doit avoir la possibilité d'encoder directement des lignes dans sa timesheet, alors il faut attribuer à ce groupe les permissions de création sur account.analytic.line

Le pointage

Dans OpenERP, le pointage n'est pas un système de contrôle de présence, mais d'encodage des activités pour le suivi et/ou la facturation des activités. Il est en effet possible pour l'employé de corriger ses données de pointage.

Les données de pointage sont visibles selon 3 rapports;

• Présence par semaine
• Présence par mois
• Ecarts de présences

Ce dernier rapport affiche les différences le moment effectif du pointage (selon le système OpenERP et l'heure indiquée par l'employé)

Souvent, l'employé ne pointe pas, mais remplit quotidiennement sa feuille d'heure de la journée afin de renseigner, et d'imputer, ses activités dans la comptabilité analytique. Si il est souhaité mettre en place un système plus strict, il faut alors utiliser le pointage par projet. Dans ce cas, l'employé va passer d'un projet (ou d'une activité à une autre) et indiquer à chaque transition de temps passé et l'activité accomplie.

L'employé arrive le matin et utilise le menu 'Ressources humaines > Présences > Pointages des entrées/sorties par projets' pour signaler son arrivée. Le calcul de son temps de présence démarre. Lorsqu'il change d'activité, il va utiliser à nouveau le même menu et remplira le formulaire ci-dessous.

Le 'Montant analytique minimum' représente le montant minimum qui doit être imputé à la comptabilité analytique quels que soit la durée, et le coût, effectif de la prestation.

Tout au long de la journée, l'employé passe d'un projet à un autre et encode, dans sa feuille de prestations le temps passé et le détail de chaque activité.

Utiliser le menu 'Ressources humaines > Timesheets > Mes timesheets > Ma timesheet courante'.

• Dans la partie 'Attendances' vous pouvez encoder et visualiser vos entrées et sorties
• Dans la partie 'Timesheet' vous pouvez encoder et visualiser les travaux effectués.
• Le 'Centre de coûts' est représenté par un compte analytique.
• Le champ 'Différence' affiche la différence entre le temps pointé dans l'entreprise et le temps imputé à des comptes analytique.

Lorsque l'employé complète sa timesheet avec ses activités, il choisit un compte analytique sur lequel imputer les coûts, le produit qui représente l'employé est automatiquement attaché.
C'est ce produit qui va permettre de calculer le montant à imputer au compte analytique.

Facturation et validation des heures

Dès q'une activité est encodée dans la timesheet, elle est également encodée dans la comptabilité analytique (qui représente ainsi une vision en 'temps réel' des coûts). Le processus de validation et de confirmation est indépendant de l'imputation des activités en comptabilité analytique. Il s'agît d'un processus administratif.

• Pour confirmer sa propre feuille d'heure, un utilisateur doit être membre du rôle 'HR'
• Pour valider les feuilles d'heure, un utilisateur doit être membre du rôle 'Timesheets validation'