La gestion comptable avec le POS de Odoo

Comment tenir simplement une comptabilité des transactions de votre POS Odoo ?

Odoo permet d’utiliser un Point Of Sale qui est complètement intégré avec le reste de la gestion de votre entreprise. En comparaison avec les autres solutions du marché Suisse, comme Ikentoo, il s’agît d’un avantage déterminant en faveur de la solution POS de Odoo.En effet, une gestion moderne de la relation client va bien au-delà de la simple vente au comptoir.

Odoo vous permet d’intégrer tous vos canaux de vente afin de renforcer la qualité de votre relation clientèle. Malheureusement, l’intégration du POS de Odoo avec la comptabilité souffre de quelques faiblesses. Notre rôle, en tant que partenaire suisse de Odoo, c’est de les corriger. Et c’est ce que Open Net Sàrl à fait afin d’aligner d’aligner le POS de Odoo sur nos standards de qualité.

Les améliorations que nous avons apportés portent sur 3 points essentiels.

  1.  
     

    Lors de l’ouverture d’une session POS, il n’est pas possible d’indiquer le solde à nouveau dans le compte de carte de crédit. Cette situation ne permet pas de suivre avec précision le relevé de cette carte et des remboursements. Pour simplifier votre gestion, Open Net Sàrl à automatisé ce comportement comme vous le montre l’exemple ci-après.

  2. Lors de la clôture d’une session POS, Odoo crée les relevés correspondants, mais ne lettre pas les écritures concernées. Au niveau des rapports financiers, cela n’est pas faux mais si vous travailler avec plusieurs canaux de ventes il devient difficile de distinguer les montants non lettrés liés à une facture à payer des mêmes montants non lettrés liés à une relevé d’une session POS. De plus, ces lignes d’écritures vont être proposées par Odoo lors de chaque réconciliation rendant le processus moins efficace. A nouveau, cela ne correspond pas aux standards de qualité des solutions que Open Net Sàrl mets à disposition de ses clients Odoo. Nous avons donc automatisés ce lettrage du relevé lors de la clôture de la session POS.

  3. Finalement, des modèles de lettrage vous sont proposés dans ce tutorial afin de diminuer le risque d’erreur et de gagner en vitesse lors de la saisie des transferts entre relevés de comptes.

Notre présentation de la bonne gestion comptable du POS de Odoo se base sur un scénario s’étendant sur quelques jours et incluant les actions les plus courantes du POS.

Première journée

Ouverture de session POS

Ouverture de la première session du POS de Odoo, avec une mise en caisse de 10.- 

Texte Odoo et bloc d'image

Fin de session POS

En fin de session, après des ventes par la caisse et par carte de crédit, les soldes théoriques sont calculés par Odoo.

Pour le moyen de paiement ‘Caisse’, le montant de la différence doit être de 0.00 par contre cela n’est pas nécessaire pour le moyen de paiement ‘Carte de crédit’. 

Texte Odoo et bloc d'image

Solde de clôture

Pour ajuster ce solde final, il convient d’utiliser la fonction ‘Réglez le solde de clôture’ et d’indiquer les espèces en caisse à la clôture. 

Texte Odoo et bloc d'image

Comptabilisation

Une fois la valeur de la différence égale à 0.00, Odoo vous permet de comptabiliser la session POS. 

Texte Odoo et bloc d'image

Ecritures comptables

Dans le journal des ventes nous avons une pièce comptable avec toutes les écritures de la journée, quel que soit le moyen de paiement utilisé.

Texte Odoo et bloc d'image

Dans chacun des journaux, en lien avec les moyens de paiement utilisés, nous avons une pièce comptable avec le montant reçu correspondant.

Texte Odoo et bloc d'image

En tenant compte de l’apport initial du solde en caisse, nous avons les 4 pièces comptables suivantes.

Texte Odoo et bloc d'image

Contrôle sur le dashboard

Odoo vous permet de visualiser un tableau de bord de la comptabilité que nous trouvons très pratique afin d’avoir un état de vos finances en un seul coup d’oeil.

Voici l’évolution de la situation de chacun des moyens de paiements à la clôture de cette journée.

Texte Odoo et bloc d'image

Seconde journée

Ouverture de session POS

Grâce aux modules de Open Net Sàrl, le solde du moyen de paiement ‘Carte de crédit’ est repris comme celui du moyen de paiement ‘Caisse’

Texte Odoo et bloc d'image

Soldes de clôture

Voici les nouveaux soldes, après les ventes de la journée et avant la comptabilisation de la session POS par Odoo.

Texte Odoo et bloc d'image

Retrait de caisse

Nous décidons de retirer 20.- de la caisse pour les déposer sur un compte bancaire ou CCP.

Il vous suffit simplement d’indiquer le montant et le libellé que Odoo va utiliser lors de la création du relevé comptable de cette journée.

Texte Odoo et bloc d'image

Comptabilisation

Comme lors de la première journée, nous indiquons le solde, et la nature, des espèces en caisse à la clôture. Le montant de la différence étant égale à 0.00, Odoo vous permet de comptabiliser la session POS.

Texte Odoo et bloc d'image

Contrôle sur le dashboard

Sur le tableau de bord des moyens de paiements, le retrait des 20.- est directement pris en compte.

Texte Odoo et bloc d'image

Report du retrait de caisse

Il ne vous reste plus qu’à créer un relevé de CCP afin d’y indiquer l’entrée de ce retrait de caisse.

Texte Odoo et bloc d'image

Lors du lettrage de ce relevé, Odoo me proposera automatiquement en contre partie le montant du retrait de caisse, car, avec nos ajustements complémentaires, les autres écritures sont déjà lettrées.

Texte Odoo et bloc d'image

Après la validation de ce relevé, l’évolution des moyens de paiements est la suivante.

Texte Odoo et bloc d'image

Ecritures comptables

Si je le souhaite, je peux vérifier si des lignes d’écritures comptables restent à lettré.


Texte Odoo et bloc d'image

Lors de cette session, nous avons vendu des produits avec des taux de TVA divers.

Comme le montre le relevé de cette journée, dans le journal des ventes, les écritures des taux de TVA y sont parfaitement distinctes.


Texte Odoo et bloc d'image

Troisième journée

Ouverture de session POS

Texte Odoo et bloc d'image

Soldes de clôture

Voici les nouveaux soldes, après les ventes de la journée et avant la comptabilisation de la session POS par Odoo

Texte Odoo et bloc d'image

Contrôle de caisse

Après un décompte des espèces, il manque 2.- dans la caisse.

Texte Odoo et bloc d'image


Comme lors de retrait de la seconde journée, vous indiquez la diminution du solde et vous pouvez comptabiliser cette journée.

Texte Odoo et bloc d'image

Contrôle sur dashboard

Dans le tableau de bord des moyens de paiement, cette ‘perte’ de 2.- est prise en compte.

Texte Odoo et bloc d'image

Mise en compte de la perte

Par contre, vous devez modifier le relevé généré afin d’associer le compte correspondant à cette perte qui pour l’instant est traitée comme un retrait ordinaire et se trouve dans le compte des transferts internes.

Texte Odoo et bloc d'image

Depuis le tableau de bord, venez sur le relevé, repasser le en mode ‘Brouillon’ et supprimez la position concernant les 2.- avant de la saisir à nouveau.

Cette manipulation peut sembler contradictoire mais elle est nécessaire. En supprimant la position du relevé, vous forcez Odoo à annuler les écritures correspondantes. Cela vous permettra ensuite de choisir une autre méthode de lettrage.

Texte Odoo et bloc d'image


Lors du lettrage, vous sélectionnez la méthode ‘ERREUR DE CAISSE’ afin de prendre en compte cela au niveau du compte d’exploitation et du décompte de TVA.

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Quatrième jour

Mise en compte virement carte de crédit

Cette journée commence par la réception d’un remboursement de votre organisme de carte de crédit.

Depuis le dashboard des moyens de paiements, vous commencez par créer un relevé pour la moyen de la carte de crédit. Dans ce relevé, vous indiquez le effectif de la diminution de la créance, par exemple 50.-

Texte Odoo et bloc d'image


Lors du lettrage, vous pouvez utiliser le modèle ‘TRANSFERT INTERNE’ afin de simplifier l’opération.

Texte Odoo et bloc d'image

Vous avez maintenant ce montant sur un compte de transfert interne et il convient de déposer la partie qui vous reviens sur votre compte de CCP.

Pour cela, créer un nouveau relevé de CCP et indiquez le montant effectivement reçu, par exemple 47,20

Lors du lettrage, vous pouvez utiliser le modèle ‘COMM.CARTE DE CREDIT’ afin de simplifier l’opération en tenant compte de la commission et de la TVA récupérable.

Texte Odoo et bloc d'image

Contrôle du dashboard

Au niveau de la comptabilité générale, grâce aux modifications de Open Net Sàrl, partenaire de Odoo en Suisse, vous n’avez aucune écritures non lettrées, votre dashbord de suivi des soldes de vos moyens de paiements est cohérent et vos documents comptables à jour.

Texte Odoo et bloc d'image

Contrôle sur les rapports comptables

Etat de votre balance des comptes :

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Etat de votre bilan :

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Etat de votre chiffre d'affaire imposable

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Etat de la TVA due  :

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