
art&fiction
Si Odoo était un livre, quel serait son titre ? L’Odoo sans l’amère / L’Odoo sans la mer
20 ans d’une vie
art&fiction est une association fondée en l’an 2000. Son but est de publier des artistes locaux et des ouvrages qui sont souvent le fruit d’un travail collaboratif, entre artistes et auteur·trices, entre l’art et la fiction.
Débutée au « café du coin », l’association établit un réseau de collaboration puis collecte des récompenses, du « Prix du plus beau livre du monde » en 2020 à deux « Prix suisse de littérature » obtenus en 2017 et 2022. En 2006, un premier lieu de rencontre et d’exposition est ouvert à l’avenue de France à Lausanne, où se situent toujours leurs locaux.
Une complexité en augmentation
art&fiction souhaite casser les murs entre art et littérature. Bien que petite, la structure fait face à toute la complexité d’une diffusion dans les librairies avec le travail administratif de la gestion des allers et retours des ouvrages, du calcul et du versement des droits d’auteur et commissions aux librairies et entités de diffusion. Quelle que puisse être la taille, ou les moyens, le défi reste le même, en particulier lorsque les données sont disséminées, de Notion à Filemaker, de WordPress à Excel.
Création d’une Sàrl et le choix d’un ERP
Avec la perspective de la création d’une Sàrl, et grâce à un soutien COVID-19 de la Confédération et du canton de Vaud, art&fiction peut envisager, en 2022, de rationaliser son informatique. Après une évaluation, c’est l’ERP Odoo et Open Net qui sont sélectionnés pour réaliser cette évolution majeure. Parmi les points décisifs, le choix de la version Open Source d’Odoo, donc sans frais de licence, la proximité de l’équipe d’Open Net et le stockage des données en Suisse sont jugés les points les plus importants.
L’aventure de la mise en place
Même si l’objectif du projet est bien déterminé, le chemin pour y parvenir est toujours une aventure technique et humaine. Nettoyage des données, pragmatisme dans l’adaptation des processus, manque de temps pour tester le logiciel sont les embûches rencontrées. En même temps, il n’est pas question de mettre en pause l’activité d’édition et le cumul des sollicitations est un facteur de stress.
Un but atteint
Bien anticipé, l’effort n’est pas vain et le succès au bout du chemin. Aujourd’hui, Odoo est en production et permet de regrouper toutes les infos des livres et de les rendre disponibles partout, sur tous les écrans, fluidifiant ainsi la collaboration dans l’équipe. Afin de permettre une bonne prise en main de la comptabilité et du calcul des droits, Open Net contribue au projet de son client en allouant une partie des fonds de son % Eco/Sociétal, prélevé sur son chiffre d’affaires.
Un regard et un partage, sur le chemin parcouru
L’expérience de ce projet réussit pointe vers deux enseignements essentiels :
- L’importance de construire une image mentale du projet, partagée entre le client et son prestataire, au niveau de l’organisation humaine et des flux d’échanges d’information.
- Le besoin de libérer, chez le client, une ressource en interne, qui va se charger d’agir en tant que contact unique pour collecter et distribuer l’info. Si cette personne a en plus la disponibilité de préparer une documentation et un guide de procédure interne, alors le chemin du projet n’en devient que plus facile.